Die im Jahr 2009 gegründeten Kita gem. GmbHs Hochstift Paderborn und Minden-Ravensberg-Lippe betreiben die katholischen Kindertageseinrichtungen in den Kirchengemeinden vor Ort.
Der Gemeindeverband Ostwestfalen-Lippe ist Mehrheitsgesellschafter beider Gesellschaften. Der Geschäftsführer des Gemeindeverbandes ist gleichzeitig Geschäftsführer der beiden Kita gem. GmbHs. Der Vorsitzende des Gemeindeverbandes ist geborener Vorsitzender der Verwaltungsräte der Kita gem. GmbHs.
Im Rahmen von Dienstleistungsverträgen übernimmt der Gemeindeverband als Verwaltungsträger alle für den Betrieb der ca. 160 Kindertageseinrichtungen erforderlichen Aufgaben einschließlich der Betreiberverantwortung.
Die Aufgaben verteilen sich auf die verschiedenen Fachbereiche des Gemeindeverbandes, wobei die Kernaufgaben in den Bereiche Personal, Finanzen und Immobilien von eigens hierfür spezialisiertem Personal übernommen werden. Besondere Aufgaben, die sich aus dem Betrieb von Kindertageseinrichtungen ergeben, greift der Bereich Kita Planung & Entwicklung auf. Die Erledigung der Aufgaben erfolgt immer in der jeweils gebotenen Abstimmung unter den Fachbereichen und mit den pädagogischen Regionalleitungen im Fachbereich Pädagogik der gem. GmbHs. Diese haben als Dienst- und Fachvorgesetzte die pädagogische Ausrichtung und die Betriebsführung der Kindertageseinrichtungen – von der Personaleinsatzplanung über das Qualitätsmanagement bis hin zu Fragen von Inklusion und Bildungsteilhabegesetz – in Abstimmung mit den Einrichtungsleitungen im Blick.
Kita Planung & Entwicklung
Das Betreiben von Kindertageseinrichtungen erfordert eine Menge an zu erfüllenden Auflagen und konsequente Planung in Abstimmung mit zuständigen Behörden. Auch der Blick auf die betriebswirtschaftlichen Aspekte und die Entwicklungsbedarfe und -möglichkeiten der einzelnen Kindertageseinrichtungen darf nicht verloren gehen. Diesen speziellen Aufgaben widmet sich der Bereich Kita Planung & Entwicklung in enger Abstimmung mit den Pädagogischen Regionalleitungen im Fachbereich Pädagogik der Kita gem. GmbHs sowie den übrigen Fachbereichen.
- Sozialräumlich angepasste Bedarfsplanung in Abstimmung mit den Jugendämtern
- Prüfung aktueller Auslastung
- Unterjährige Anpassung der Bedarfsplanung
- Beobachtung und Analyse längerfristiger Bedarfsentwicklungen mit Blick auf kurz-, mittel- und langfristige Ausbauplanung
- Ausbauplanung auf Basis strategischer Bewertungen
- Budgetplanung und -verhandlung
- Betriebswirtschaftliches Controlling
- Sicherstellung der Betriebserlaubnisse
- Sicherstellung des gesetzlich geregelten Antrags-, Statistik- und Meldewesens
Personal
Der Bereich Personal verwaltet das in beiden Kita gem. GmbHs tätige Personal, einschließlich aller in und für die angeschlossenen Kindertageseinrichtungen Mitarbeitenden. Beginnend mit dem Personalgewinnungsprozess und über die gesamte Zeit der Beschäftigung hinweg stehen Mitarbeitende dieses Fachbereichs für Beratung und Begleitung zur Verfügung.
- Personalmarketing & Recruiting
- Bewerbermanagement
- Stellenausschreibungen
- Durchführung von Bewerberverfahren für Einrichtungsleitungsstellen
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Auflösungsverträgen, etc.
- Führung der Personalakten
- Meldungen an Behörden (BG, Arbeitsamt, etc.)
- Datenerfassung und -bereitstellung zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Mindestlohngesetz, betriebliches Eingliederungsmanagement, Ausgleichsabgabe, etc.)
- Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements
- Informationen zu gesetzlichen und tariflichen Änderungen
- Beratung in arbeits- und sozialrechtlichen Fragen
- Unterstützung bei bzw. Durchführung der Ausstellung von Zeugnissen, Er- und Abmahnungen und Kündigungsverfahren
Finanzen
Der Bereich Finanzen übernimmt die komplette Finanzverwaltung der Kita gem. GmbHs und der ihnen angeschlossenen Kindertageseinrichtungen, vom täglichen Zahlungsverkehr bis hin zum Jahresabschluss.
- Regelung des Zahlungsverkehrs
- Ordnungsgemäße Buchführung
- Rechtskonforme Belegarchivierung
- Beantragung und Bearbeitung von Fördergeldern
- Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Haushaltsplanung der Kita gem. GmbHs
- Verwaltung der Finanzmittel der Kita gem. GmbHs
- Erstellung der Jahresabschlüsse der Kita gem. GmbHs
- Verwaltung der Verpflegungsgelder
Immobilien
Der Bereich Immobilien stellt den Betrieb der Kindertageseinrichtungen aus baulicher Sicht sicher.
- Bautechnische Begleitung der Kitas
- Planung und Begleitung der Umsetzung von Instandhaltungs- oder Baumaßnahmen
- Bauverwaltung
Zentrale Dienste
Die mit Blick auf die Betreiberverantwortung erforderlichen Maßnahmen wie auch die notwendige IT- und Kommunikationsstruktur werden im Bereich Zentrale Dienste koordiniert.
- Sicherstellung der erforderlichen Maßnahmen der Betreiberverantwortung
- Arbeits- und Gesundheitsschutz
- Datenschutz
- Beschaffung von Ausrüstungsgegenständen
- Planung und Unterstützung für das IT- und Kommunikationswesen
- Unterstützung bei der Meldung von Schadensfällen
- Unterstützung bei der Schadensabwicklung